1. Оператор и область применения
Оператор: Общество с ограниченной ответственностью «ФИТКОННЕКТ» (ООО «ФИТКОННЕКТ»), ИНН 2907019455, КПП 290701001, ОГРН 1252900002960. Адрес: 165115, Архангельская область, Вельский район, деревня Филяевская, улица Дружбы, дом 69, корпус А. Robonix — обозначение направления деятельности оператора. Политика применяется к сайту robonix.ru, его личному кабинету и проектному порталу.
Политика составлена с учётом Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Она описывает обработку данных посетителей, заявителей, представителей заказчиков и пользователей портала. Правила обработки данных работников и иных лиц вне сайта устанавливаются отдельными документами.
Обращение можно направить через форму «Вопрос по персональным данным» на странице /legal/request/ сайта robonix.ru либо почтовым отправлением по адресу оператора. Электронная почта для обращений, если она опубликована на странице «Реквизиты и контакты», является дополнительным каналом.
2. Принципы и основания
Обрабатываются только сведения, необходимые для конкретной цели. Данные не используются для несовместимых целей и не хранятся дольше, чем этого требуют цель, договор или закон. Отсутствие необязательных сведений не препятствует рассмотрению обращения.
Правовыми основаниями являются согласие субъекта; необходимость заключения или исполнения договора с субъектом либо договора, по которому он является выгодоприобретателем или поручителем; обязанности, установленные законодательством; законные интересы оператора или третьих лиц при соблюдении прав субъекта. Для представителя организации основания оцениваются отдельно: договор с юридическим лицом сам по себе не заменяет основание обработки данных его сотрудника.
3. Обращения, подбор и сервис
Цели: ответ на инициированное посетителем обращение, подбор оборудования, согласование обследования и условий поставки, рассмотрение технического или гарантийного обращения. Категории субъектов: заявители и представители потенциальных и действующих заказчиков.
Данные: имя, электронная почта, предоставленный телефон, организация и должность, если указана; описание задачи, сведения об объекте, модели и серийном номере оборудования; содержание переписки и необходимых вложений. Площадь и параметры помещения могут рассчитываться без указания контактов; расчёт не создаёт заказ автоматически.
Для инициативного запроса используется отдельное согласие. Рассмотрение претензий и исполнение существующих обязательств также могут опираться на предусмотренные законом основания. Отказ дать согласие на маркетинг не влияет на сервис: рекламные рассылки в этой версии сайта не выполняются.
Обращение без договора и без продолжающегося взаимодействия хранится до завершения его рассмотрения, но не более 90 дней после последнего предметного взаимодействия, если нет отдельного законного основания для дальнейшего хранения. Наличие и основание такого хранения проверяются оператором.
4. Личный кабинет и проектное взаимодействие
Цели: подтверждение доступа, ведение личного кабинета, предоставление документов, согласование предложений, передача сообщений и рассмотрение сервисных обращений. Данные: имя, адрес электронной почты, идентификатор пользователя, хеш пароля, сведения профиля, проекты, роли, переписка, документы, сохранённые расчёты и сведения о действиях в кабинете.
Основания: отдельное согласие при создании доступа, правила пользования кабинетом и иные применимые основания, связанные с обязательствами и защитой прав. Для приглашённых сотрудников организации оператор проверяет правомерность предоставления контактных данных. Само совпадение ИНН или наименования компании не открывает доступ к её материалам.
Кабинет используется до закрытия пользователем или оператором. При длительном неиспользовании оператор проверяет необходимость хранения. После закрытия данные, необходимые исключительно для работы кабинета, удаляются в течение 30 дней; материалы с самостоятельным основанием хранения отделяются и сохраняются только на соответствующий срок.
5. Договоры, документы и доказательства
Цели: заключение и исполнение договоров, бухгалтерский и налоговый учёт, рассмотрение претензий, защита прав. Состав: идентификационные и контактные данные представителей, подтверждение полномочий в необходимом объёме, договорная переписка, договоры, счета и первичные документы.
Срок определяется видом документа и применимыми требованиями. В частности, первичные учётные документы хранятся не менее пяти лет после отчётного года в соответствии со статьёй 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; специальные требования могут предусматривать больший срок. Отзыв согласия не отменяет обязательное хранение.
Записи о предоставлении согласия, его версии, времени, цели и связанном действии сохраняются отдельно для подтверждения правомерности обработки и разрешения споров. Необходимость и срок такого хранения пересматриваются; первоначальные контакты не используются в маркетинговых целях.
6. Технические данные
Цели: установление сеанса, защита от злоупотреблений, восстановление доступа, работа сайта и внутренняя статистика посещаемости. Серверные журналы содержат IP-адрес, сведения браузера, дату и время, путь запрошенной страницы без параметров, код ответа, объём и время обработки запроса, а также домен источника перехода без пути и параметров. В базе сеансов хранятся хеши токенов; пароли пользователей в открытом виде не сохраняются.
Сеанс авторизации действует до выхода, отзыва или истечения срока, не более 8 часов без повторного входа. Одноразовые ссылки регистрации и восстановления ограничены по времени. Тела автоматически сформированных уведомлений удаляются из очереди после успешной передачи почтовому транспорту; техническая история отправки хранится по регламенту. Входящие письма и отправленные из почтового раздела ответы, включая вложения, хранятся в почтовом ящике NIC.RU до удаления в соответствии с целью и основанием хранения.
Для внутренней статистики серверные журналы преобразуются в сводные показатели просмотров, посетителей, устройств и источников переходов. Сводка не содержит IP-адресов. Доступ к статистике ограничен руководителем. В текущей настройке сохраняются 14 ротаций журналов. Аналитика не собирает cookie, тела запросов или параметры адресов и не передаёт сведения сторонним счётчикам.
Необходимые cookie и локальное хранилище используются для доступа к кабинету, корзины, черновика расчёта и технических настроек. Состав описан на странице «Cookie и локальное хранилище». Сторонние счётчики, рекламные пиксели и запись экрана посетителя не подключены.
7. Способы обработки и получатели
Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации и без них: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление в необходимом объёме, блокирование, удаление и уничтожение. Общедоступная публикация данных пользователей не предусмотрена.
Доступ получают уполномоченные работники и исполнители в пределах назначенных функций. Обработка по поручению хостинг-провайдера, оператора почтового транспорта и технического подрядчика допускается при наличии основания и договора с необходимыми условиями по части 3 статьи 6 Закона № 152-ФЗ. Состав получателей уточняется по запросу субъекта.
Поставщику или сервисному исполнителю передаются только сведения, необходимые для конкретной задачи, при наличии основания. План помещения или документ не направляется производителю автоматически. Передача государственным органам производится в предусмотренных законом случаях.
Первичное накопление, хранение, уточнение и извлечение данных граждан Российской Федерации организуются с использованием баз данных в Российской Федерации с учётом части 5 статьи 18 Закона № 152-ФЗ. Иностранная облачная CRM и внешние изображения с автоматической передачей данных посетителя в поставляемой конфигурации не используются.
Адрес электронной почты используется для служебных уведомлений и переписки по запросу пользователя. Почтовый раздел кабинета подключён к ящику NIC.RU; доступ к нему имеет только руководитель. В базе сайта сохраняются настройки подписи, связи писем с проектами и задачами и сведения об отправке. Вложения временно обрабатываются для антивирусной проверки. До организации трансграничной передачи оператор отдельно оценивает состав данных, получателей и требования статьи 12 Закона № 152-ФЗ.
8. Защита и прекращение обработки
Применяются разграничение доступа по ролям и проектам, защищённые сеансы, проверка входных данных, журналирование значимых действий, защита паролей, резервирование и ограничение доступа к резервным копиям. При публичной загрузке вложений предусмотрена антивирусная проверка. Организационные меры включают определение ответственного, допуск работников и исполнителей, обучение и контроль.
Удаление и уничтожение выполняются при достижении цели, прекращении основания либо по обоснованному требованию субъекта. Резервные копии имеют ограниченный цикл хранения; удалённые сведения не должны возвращаться в активную обработку при восстановлении. Уничтожение подтверждается в соответствии с применимыми требованиями.
По общему правилу при достижении цели или отзыве согласия обработка прекращается и данные уничтожаются в течение 30 дней, если отсутствует другое основание. Требование прекратить обработку рассматривается в срок, установленный частью 5.1 статьи 21 Закона № 152-ФЗ. Более короткие специальные сроки уточнения, блокирования и уничтожения соблюдаются в применимых случаях.
9. Права и обращения
Субъект вправе запросить сведения об обработке и доступ к данным, потребовать уточнения, блокирования, прекращения обработки или уничтожения при наличии оснований, отозвать согласие, обжаловать действия оператора в Роскомнадзор или суд. Отзыв не затрагивает правомерность обработки, выполненной до его получения.
Обращение можно направить через форму «Вопрос по персональным данным» на странице /legal/request/ сайта robonix.ru либо почтовым отправлением по адресу оператора. Электронная почта для обращений, если она опубликована на странице «Реквизиты и контакты», является дополнительным каналом.
Для ответа оператор вправе проверить личность или полномочия заявителя соразмерным способом. Не требуется прикладывать паспорт к обычной заявке сайта. Если для формального запроса необходимы сведения, предусмотренные статьёй 14 Закона № 152-ФЗ, оператор сообщает безопасный порядок их предоставления.
Информация по надлежащему запросу предоставляется в течение 10 рабочих дней; при предусмотренных законом условиях срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением. Уточнение подтверждённых неточных данных и уничтожение незаконно полученных либо ненужных данных выполняются в предусмотренные законом сроки.
10. Изменения
Политика действует с момента её фактического опубликования оператором. Дата редакции указана в начале документа. Изменение текста не придаёт ранее полученному согласию иной цели и не заменяет получение нового согласия, когда оно требуется.